Mal gérer les emails deviennent contre-productifs et sources de stress alors qu'ils ont pour fonction première de vous aider à être plus efficaces. Faisons le point sur les meilleures pratiques à suivre pour ne pas vous laisser déborder avec votre messagerie.

1️⃣ Instaurez des "temps emails"

Gérer efficacement ses emails pros consiste à ne pas se laisser déconcentrer par leur arrivée intempestive tout au long de la journée - et de la nuit ! Vous gagnez en productivité au travail en instaurant des "temps emails".

Les règles à suivre :

• Restez alerte. Vous recevez un email à propos d’une tâche que vous êtes justement en train de traiter ? Lisez le message immédiatement. Votre interlocuteur vous informe peut-être d’une mise à jour du projet ou d’un ajustement à intégrer. Vous devez prendre connaissance de ces éléments pour être sûr de partir dans la bonne direction.
• Traitez périodiquement vos messages. Le traitement des emails au fur et à mesure de leur réception vous empêche de vous concentrer sur votre tâche en cours. Interrompu dans votre travail, votre rythme est ralenti et vous êtes moins efficace. Prévoyez donc une gestion périodique : le matin, avant et après votre pause déjeuner et une heure avant de quitter le bureau, par exemple.
• Supprimez les notifications. L’arrivée des alertes emails sur votre ordinateur ou votre smartphone nuit également à votre concentration. Désactivez les notifications pour gagner en performance et diminuer votre stress.
• Dosez réactivité et efficacité au travail. Restez réactif : votre interlocuteur vous sera reconnaissant d’un bref délai de réponse. Sachez néanmoins qu’un délai de quelques heures est totalement acceptable.

2️⃣ Programmez des réponses automatiques

Pendant vos vacances, programmez un message automatique d’absence. Au-delà d’informer dûment votre interlocuteur, cela permet de vous alléger l’esprit et de mieux profiter de vos congés ! Le "robot" a répondu pour vous, l’expéditeur du mail est au courant que vous lui répondrez à la date indiquée. Pas de stress, la communication est préservée.

3️⃣ Soignez le choix de l'objet de votre mail

Au-delà d’un outil de communication, votre messagerie pro est une plateforme d’archivage. Vous avez besoin de retrouver une info ? Vous devez reprendre un projet mis en suspens ? L’outil de recherche de votre système de messagerie permet de retrouver l’email concerné… à condition d’utiliser les bons mots-clés. Au moment de rédiger l’objet de votre message, veillez à choisir des termes que vous utiliseriez si vous deviez retrouver rapidement ce message.

4️⃣ Organisez au mieux le corps de l’email

Piste supplémentaire pour limiter les échanges interminables : soyez clair et organisé dans le corps de votre message.

• Posez toutes les questions, pour ne pas y revenir de manière désordonnée. Utilisez des bullet points ou tout autre type de liste pour bien organiser vos idées et optimiser la lisibilité du message.
• Rédigez simple et efficace. Il ne s’agit pas de faire preuve de talent d’écrivain, mais de faciliter la compréhension de vos demandes. Écrivez des phrases courtes, et utilisez des termes simples.
• Espacez vos phrases. Le saut de ligne fait gagner en clarté : appliquez le principe "une idée, un paragraphe, un nouveau paragraphe un saut de ligne ".
• Relisez-vous. C’est l’occasion de vérifier l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Profitez-en également pour vérifier que vous vous adressez aux bons destinataires. N’oubliez pas : une fois cliqué sur "envoyer", votre action est définitive.

5️⃣ Limitez les envois groupés

Si les fonctionnalités CC et CCI et les envois groupés peuvent s’avérer utiles, réservez-les à bon escient. Plus vous multipliez les destinataires de vos messages, plus vous augmentez le nombre d’emails reçus en réponse. Les échanges, en outre, peuvent rapidement devenir sources de désordre et d’incompréhension.

Avant tout envoi, posez-vous la question de la pertinence des destinataires. Vous vous économisez des emails inutiles à traiter, vous économisez à vos interlocuteurs des échanges qui ne les concernent pas.

➡️ Qu'allez-vous commencer à faire dès demain ? Vos tips sont également les bienvenus pour partager vos bonnes pratiques.