La démarche 5S est un pilier du Lean Management qui vise à accélérer l’exécution des tâches, éliminer les gaspillages et améliorer l’appropriation du poste de travail par les collaborateurs. Elle s’applique à tous les environnements, quels que soient la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise.
VOICI LES 5 ÉTAPES DES "5S" :
1️⃣ Supprimer l'inutile
∙ Lors de cette étape, il s'agit d'éliminer toute chose qui n'a pas sa place dans l'espace de travail. Il faut se poser la question suivante : les éléments présents dans la zone concernée sont-ils utiles à la création de valeur ajoutée pour le client ?
∙ Éliminer les éléments inutiles, leur présence est potentiellement la manifestation visible de dysfonctionnements qu’il sera alors intéressant de comprendre et de traiter.
∙ Ne garder que l’essentiel à la tenue du poste et à la création de valeur ajoutée pour le client.
∙ Dédier une zone temporaire "en attente de décision" pour les éléments dont le statut n’est pas évident afin de solliciter les bonnes personnes qui déciderons s’il faut jeter ou conserver.
2️⃣ Situer les choses
∙ Cette étape consiste à ranger les différents outils et matériels nécessaires à la tenue du poste en recherchant sûreté et efficacité.
∙ L’objectif est de trouver ce qu’il faut, quand il le faut, de manière optimisée. Le leitmotiv de cette étape est : "Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place".
∙ Aménager le poste et ranger les choses en fonction de leur fréquence d’utilisation (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle…) pour réduire les gestes inutiles en lien avec les enjeux ergonomiques, les efforts, les déplacements, tout ce qui constitue des gaspillages pour l’entreprise.
3️⃣ Scintiller (faire)
∙ Une fois l'espace de travail dégagé et rangé, il est beaucoup plus facile de le nettoyer. Le non-respect de la propreté peut en effet avoir provoqué des anomalies ou l’immobilisation de machines.
∙ Le nettoyage est l’occasion d’inspecter les installations et de comprendre les sources de salissure pour traiter les problèmes qui en sont à l’origine.
∙ Organiser les choses pour faciliter le nettoyage ainsi que la détection des anomalies et usures prématurées au plus près des problèmes.
4️⃣ Standardiser les règles
∙ La méthode 5S est souvent appliquée en opération ponctuelle. Cette étape rappelle que l'ordre et la propreté sont à maintenir tous les jours. Le 4ème "S" consiste à mener une réflexion collective autour du poste de travail idéal et à définir les règles de fonctionnement de l’équipe.
∙ Cette étape permet de capitaliser sur le travail déjà mené dans les étapes précédentes pour ne pas avoir à les refaire perpétuellement.
∙ Le livrable de cette étape est la mise en place de standards qui matérialisent la situation normale, l’état de référence. Le management visuel comme par exemple du marquage au sol, est un moyen simple et efficace pour matérialiser ces standards.
5️⃣ Suivre et progresser
∙ Cette étape a pour objectif de faire respecter l’application des règles définies en équipe pour conserver les acquis et continuer à progresser.
∙ Contrairement aux étapes précédentes, cette 5ème étape, constituée de 2 volets, revêt un caractère récurrent.
∙ Le suivi : un audit régulier de la zone permettra de s’assurer de la bonne application des règles par l’ensemble des personnes ainsi responsabilisées.
∙ L'amélioration continue : les audits réguliers seront aussi l’occasion de proposer des modifications ou de nouveaux standards dans une logique d’amélioration continue. L’amélioration est infinie et les règles valables à un instant T sont toujours amenées à être remises en cause pour être améliorées ou pour répondre à un changement de contexte.
LES AVANTAGES DE LA MÉTHODE "5S" :
∙ La méthode 5S permet d’améliorer l’organisation du poste de travail via l’identification et l’élimination des gaspillages. Elle permet donc de réduire les déplacements inutiles, le temps perdu en recherche, les excès de stock et d'optimiser l’utilisation des surfaces.
∙ La standardisation des pratiques permet de réduire la dispersion attribuable à des écarts de pratiques.
∙ La méthode 5S permet de créer un environnement de travail efficace et sûr qui rend les problèmes immédiatement visibles. Ceci permet de développer l'autonomie dans les équipes et facilite la résolution de problème.
∙ Peu coûteuse, la mise en œuvre des 5S a un fort impact sur le terrain
